Taky máte pocit, že ...doba, vymknutá z kloubů, šílí? Jasně, tohle říkal Shakespearův Hamlet, ale my to asi všichni dneska vnímáme podobně. A ptáme se: kdy už konečně „šílet“ přestane? Kdy budeme moct žít a pracovat normálně? Tyto otázky jsem si s velkou naléhavostí kladla před pár týdny, kdy jsme v DEGIRANS SE hledali řešení, jak uspořádat letošní pravidelnou Valnou hromadu, a přitom neporušit vládní nařízení spojená s pandemií koronaviru.
Jen pro pořádek v této souvislosti připomínám, že pro kapitálové obchodní společnosti, jakou je i DEGIRANS SE, je Valná hromada jako nejvyšší statutární orgán ze zákona povinná. Stejně jako to, že je nezbytné tento kolektivní orgán s rozhodovacími pravomocemi pravidelně, minimálně jednou do roka svolat a podrobně s ním projednat vše pro společnost důležité. Což jsou především obchodní výsledky za uplynulé období a návrhy plánu či další činnosti na období následující.
Valné hromady má právo se zúčastnit každý akcionář a mnozí z nich si její zasedání nenechávají ujít. Valnou hromadu totiž vítají i jako obvykle jednu z mála možností, kdy se můžou osobně sejít s vedením společnosti a kdy mohou tzv. „přímo zasahovat do děje“. Tím myslím fakt, že na zasedání Valné hromady akcionáři kladou otázky, říkají svůj názor, mají připomínky a vlastní návrhy, a rovněž je to ta nejsprávnější chvíle pro to, aby případně i měnili vše, co uznají za vhodné a k čemu se přidá většina. Vždyť každý akcionář je de facto spoluvlastníkem společnosti, takže je naprosto v pořádku, když se chce dozvědět, jak společnost hospodaří s jeho penězi, jakých dosáhla výsledků a kam v nejbližší době podnikatelsky míří. A že chce eventuálně i do toho zasáhnout.
Valná hromada jako bojovka
Jak nejspíš všichni víte, náš termín pravidelných zasedání Valné hromady je každoročně vždy na podzim, tedy v září, maximálně v říjnu. To letošní konání Valné hromady mělo proběhnout 20. října, opět jako setkání akcionářů v prostorách našeho In-Spira v pražské administrativní budově Merkuria. Jenže, zaúřadovala pandemie, nouzový stav a státní restrikce! A my nemohli, ale museli!
Tentokrát se však přípravy změnily ve skutečnou „bojovku“, a to vzhledem k tomu, jak se pokračující doba koronavirová vyvíjela, jak se chaoticky a nepředvídatelně měnila vládní nařízení a přibývalo zákazů a omezení. Jak Valnou hromadu uspořádat, abychom naplnili všechny zákonné předpisy s ní spojené, a přitom neporušili ty, které vyplývají z pandemických opatření? Byli jsme ze dne na den postaveni do nesmírně složité situace!
Obtížné bylo už jen vyhodnotit aktuální dění a možnosti z něho vyplývající! Na jednu stranu jsme věděli, že Valná hromada je vlastně z pohledu zákona akce pro naše podnikání nezbytná a nutná. Tedy vlastně „povolená“, ale na druhé straně bylo nereálné ji uspořádat tak, abychom zároveň dodrželi všechna koronavirová nařízení. Vždyť jen povinné dvoumetrové rozestupy mezi účastníky setkání, by při účasti všech našich více než 220 akcionářů, znamenaly pronajmout si na její zasedání „arénu“! Ovšem na druhou stranu, bylo však v podobných „nutných případech“ povoleno setkání jen asi 20 lidí! Jak rozhodnout, kdo může na Valnou hromadu přijít a kdo nikoli? Zkrátka, bylo jasné, že uspořádat „klasickou“, byť i nějak redukovanou Valnou hromadu, v podstatě nelze.
Virtuální Valná hromada? Také ne!
Schůdné se nakonec neukázalo ani v podobných případech obvyklé virtuální řešení, tedy uspořádat Valnou hromadu on-line, třeba jako videokonferenci, k níž by se připojili akcionáři, kteří by o účast na ní měli zájem. Proč? Především proto, že nejsme po právní stránce schopni zajistit, že všichni budou mít při vysílání stejný přístup k důležitým informacím, které vždy na Valné hromadě nakonec vyústí ve veledůležité hlasování… Vždyť někomu třeba vypadne internetový signál, nebo se stane něco jiného, co může být nakonec důvodem k zneplatnění Valné hromady. Může to vést ke sporu, či dokonce až k soudním tahanicím. Zkrátka, právníci uspořádání Valné hromady „přes internet“ rozhodně nedoporučují!
Řešení se našlo – per rollam
Takže nakonec, po probrání všech potenciálních možností, jsme situaci vyhodnotili tak, že nyní, v pandemii, nebudeme riskovat zdraví či bezpečí našich akcionářů, ale nemíníme riskovat ani zdárný průběh a závěry Valné hromady. Rozhodli jsme se proto pro inovativní přístup, pro tzv. per rollam. Tedy, uspořádáme letos Valnou hromadu na dálku!
Per rollam (lat., v západoslovanských jazycích „dopisem“, česky „oběžníkem“) označuje způsob rozhodování statutárního či jiného orgánu právnické osoby, které neprobíhá jako obvykle na shromáždění jeho členů, ale korespondenčně nebo prostřednictvím technických prostředků. České právo takovou možnost výslovně upravuje v případě valných hromad obchodních společností…
Info v zabezpečené zóně + Hlasovací lístek v mailu
Naši akcionáři letos absolvují Valnou hromadu per rollam, tedy na dálku. Jak to bude probíhat? Vlastně jednoduše. Ve svých zabezpečených složkách, v záložce Valná hromada 2020 najdou veškeré materiály, všechny informace, které by jinak zazněly na setkání Valné hromady. Přesto, že nám to zákon až takto neukládá, jsme každému do jeho složky nahráli velmi podrobné prezentace všech projektů společnosti a vůbec všeho dění ve společnosti za rok 2019 a částečně i za rok 2020. Přidali jsme také všechny další povinné dokumenty, jako je např. výroční zpráva, zpráva o hospodaření a další. A protože, jak každý akcionář ví, na každé Valné hromadě probíhá důležité hlasování o všech podstatných záležitostech společnosti pro nejbližší období, najde ve svém emailu každý také Hlasovací lístek, včetně instrukcí jak s ním má naložit. Což je velmi jednoduché: stačí si ho pořádně přečíst a zaškrtnout uvedené možnosti – tedy „souhlasím“, „nesouhlasím“, „zdržuji se“…., a opatřit Hlasovací lístek svým ověřeným podpisem. Pak už jen stačí vložit ho do obálky a zaslat poštou zpět do sídla společnosti.
Podávám toto podrobné vysvětlení proto, aby akcionáři letošní situaci lépe rozuměli a vyšli nám vstříc svou spoluprací, kterou nebudou zbytečně odkládat. Všem za to moc děkujeme a těšíme se, že příští rok se už na Valné hromadě osobně uvidíme, neboť věříme, že se brzy naše životy vrátí do normálních kolejí. A že tudíž tato nutná improvizace bude definitivně za námi.
Beata Pilná,
předseda představenstva, DEGIRANS SE